【人事向け】新卒入社に向けて人事部が終わらせておくべき準備について詳しく紹介！

企業が新卒採用を行う際には、ただ書類選考や面接を行えばいいというわけではありません。

新卒社員が無事に入社し、その後もトラブルなく就業を続けられるように事前に準備や確認しておくべきことが多いです。

万が一入社前後で何かしらのトラブルが発生した場合、新卒社員が企業に対しての不信感を持ってしまい、早期退職に繋がりかねません。そのため、事前に万全の状態にしておくことは必要不可欠といえるでしょう。

この記事では、新卒社員がスムーズに入社できるように、人事部側で事前に準備しておくべきことについて紹介しているため、企業の人事部の方はぜひ参考にしてみてください。

新卒入社に向けて人事部が3月までに終わらせるべき準備とは

まずは、新卒社員がスムーズに入社できるように、人事部が3月までに終わらせておくべき準備について紹介します。

入社人数と配属先の確認

企業ごとに新卒社員の採用人数が異なり、中には入社が決まっていた新卒社員が入社を辞退するというケースも少なくありません。

そのため、改めて4月のタイミングで何人の新卒社員が入社するのか確認が必要です。また、新卒社員はそれぞれどこの部署に配属になるのかを確認しておきましょう。

入社後の研修の出来や動向次第で配属先を決める方針の企業は、配属先の候補としてあがっている部署ごとの配属人数を確認しておくことをおすすめします。

新卒の入社手続きの確認

新卒社員は内定を出せば入社できるというわけではなく、正式に企業と新卒社員間で労働契約の交わしや社会保険・厚生年金への加入が必要です。

人事部側でも入社日までに何の手続きが必要なのか、また、その手続きを行うために何を提出してもらう必要があるのかを確認しておきましょう。

加えて新卒社員へ提出物のリマインドは欠かせません。

たとえ内定通知時に入社日までの提出物を伝えていたとしても、当日までに提出できない新卒社員は多いです。

そのため、入社前に新卒社員へ再度通知をしておくことをおすすめします。

入社式の流れや上長のスケジュールチェック

新卒社員の入社初日に入社式を行う企業がほとんどですが、入社式は新卒社員がこれから社会人として就業するにあたって重要な行事です。

入社式には管理者や代表も参加するため、当日のスケジュール確認は欠かせません。

また、上長のスケジュール確認と同時に参加の依頼を済ませておきましょう。

研修の流れや本配属の目安

新卒社員が入社してからどのような流れで研修を進めるのか、また本配属までの目安を確認しましょう。

新卒社員からすればいつまで研修が続くのか、本配属されるまで期間は重要であり、研修時のモチベーションにも影響します。

本配属までの期間に加え、現場の意思を踏まえたうえで配属までに必要な工程なども確認しておきましょう。

スムーズに新卒社員が入社できるようにするコツとは

新卒社員がスムーズに入社できるか、できないかは入社後の新卒社員のモチベーションにも影響するため重要です。

スムーズに入社できるように以下のようなことを意識してみてください。

状況を可視化できるようにツールやシステムを活用する

新卒社員がトラブルなく入社するためには、各新卒の状況を把握しなければいけません。

そのため、状況を可視化するためのツールやシステムを利用するのがおすすめです。

ツールやシステムを利用することで管理にかかる時間や労力が削減できるだけでなく、管理漏れなどのミスも削減できます。

人事部内で共有する

新卒社員を管理するには各新卒の面接を担当した1人の人事だけでなく、人事部全体での共有が必要です。

部署内で共有しておくことで、管理漏れが無くなったり準備が効果的に行えたりするため、細かな状況でも共有できるように報告する場所を決めておくと良いでしょう。

全体の流れを確認しておく

新卒採用は人材を獲得することだけでなく、スムーズに入社して問題なく就業できてこそでしょう。

そのため、入社までや入社後など全体的な流れの把握が必要不可欠です。

新卒がスムーズに入社できるように細心の注意を払おう

今回は新卒社員がスムーズに入社できるために、人事部で事前に確認や準備すべきことについて紹介しました。

新卒社員がスムーズに入社できるかできないかは、新卒社員の会社への信頼やモチベーションにも影響するため、人事部が責任を持って対応すべきことです。

少しでもトラブルなく新卒社員が就業できるように、人事部側で事前のリスクヘッジをしながらサポートをしていきましょう。