面接だけじゃない！？企業が見ているメールのやり取りのポイントを紹介

就職活動を行う上で、面接の日程調整や事前提出など企業とメールのやり取りは必要不可欠です。

企業の選考受ける上で面接や履歴書だけに目がいきがちですが、企業へ好印象を与える際にはメールも非常に重要な要素となります。

そこで本記事では、就職活動を行う上で、企業とメールのやり取りに注意すべき理由やポイントについて解説します。

就職活動で企業とのメールに気を使うべき理由とは

就職活動で企業とのメールのやり取りは、選考に直接影響はしにくいです。しかし、そのうえでメールには配慮すべき理由があります。

主な理由は以下のとおりです。

一般常識を問われる

メールには送り方にさまざまな決まりやマナーがあり、一般常識として見られます。

いかに今までメールで企業とやり取りをする機会がなかろうとも、自身のわからないことを調べ、相手に失礼のないような配慮ができる人材かが問われるのです。そのため、メールの決まりやマナーを把握していない方は、事前に調べてから送るようにしましょう。

入社後に取引先とのやり取りに支障が無いか判断される

就活生が入社後、取引先と頻繁にメールのやり取りを行うことがあり、メールの決まりやマナーを知らなければ、取引先に誤った内容を送ってしまう可能性があります。

企業からすれば、そのような事態はできるたけ避けたいため、できるだけメールのやり取りがスムーズな人材を獲得したいのが本音でしょう。

入社意欲の参考にされることもある

就活生の中には、入社意欲が高くない企業とのメールのやり取りを行う際に、知らず知らずのうちに内容が雑になってしまったり、返信が遅くなったりしてしまうことがあります。

企業もメールの内容を通して入社意欲の温度感を感じることがあるため、入社意欲が高い企業に対して誤って雑な内容を送ってしまうと、入社意欲が低いと誤解を生んでしまうこともあるのです。

就活生が企業とのメールで注意すべきポイント

つづいては、実際に企業とメールのやり取りをする際にはどのような点に注意すべきか解説します。

送る時間

基本的に企業とメールのやり取りをする際は、会社のパソコンで行うことがほとんどです。しかし、昨今ではリモートワークを推奨している企業も増えており、なかには自宅で業務をしている人事部の方もいるでしょう。

また、パソコンから転送されて携帯に通知が届くこともあります。そのため、夜遅くや深夜に送ってしまうと、人事部の方に迷惑をかけてしまうこともあるのです。

タイトルで内容が把握できるようにする

採用担当である人事部の方は、就活生だけでなく、さまざまな企業とメールのやり取りをしています。そのため、ときにはメールが埋もれてしまうこともあるのです。

特にあらゆるメールが届く中で、タイトルを見て内容がわかりにくいメールは後回しにされてしまうことがあります。そのため、採用担当の方がメールを見ればある程度内容を把握できるように、タイトルは内容が把握しやすいものにしておきましょう。

24時間以内に返信する

企業とメールのやり取りをする際は、レスポンスの早さが重要であり、24時間以内の返信を心がけましょう。

企業側は多くの就活生とやり取りをしており、日々面接の日程調整を行っています。その中でメールのレスポンスが早い就活生は採用担当者の印象が良くなりやすいです。

また、メールの返信が遅れることで、面接の日程が数日は遅くなってしまうため、早く返信することで、自身の選考も早く結果につながりやすくなるメリットがあります。

冒頭のあいさつ

メールの返信で注意すべきは、冒頭のあいさつです。

冒頭のあいさつで名字だけ名乗ってしまうと、ほかの就活生と被ってしまう可能性があります。そのため、メールの冒頭では必ず、相手の「企業名・部署名・名前」自分の「学校名・学部名・名前」を入れるといいでしょう。

また、苗字が「中村」や「佐藤」のようにほかの就活生と被りやすい場合は、フルネームで名乗ることをおすすめします。

内容は簡潔に

企業側は多くの就活生とメールでやり取りをしているため、すべてのメールを隅々まで読むとかなりの時間がかかってしまいます。

そのため、メールの内容は簡潔で「どんな内容のメールなのか」を分かりやすいように、結論ファースト記載するといいでしょう。

締めのあいさつ

メールでは締めのあいさつが必要不可欠です。

基本的には「引き続きよろしくお願いいたします。」といった文章で締めることがマナーとなっており、内容だけで終わらないように注意しましょう。

企業目線のメールを送って選考を有利に進めよう

今回は、就活生が企業とメールのやり取りをする際に注意すべき理由やポイントについて解説しました。

就職活動において企業とのメールを交わす際は、直接的に合否には影響しにくいです。しかし、メールにおける一般常識やマナーを把握しておくことで、採用担当の方へ好印象を与えやすくなります。

そのため、事前にメールにおける常識やマナーを把握しておくに越したことはないでしょう。